Tư vấn viên - nghề hay cho người trẻ

Tweet

NgocThuyGroup.com - Nghề tư vấn viên hiện được coi là một trong những công việc “hot” của giới trẻ nhờ mức thu nhập hấp dẫn và sự năng động của công việc. Tuy nhiên, nhiều bạn trẻ còn băn khoăn vì chưa hiểu tư vấn viên cụ thể sẽ phải làm gì.

Tư vấn viên cần làm gì?

Khi một công ty hay tổ chức cần được biết rõ về hiện trạng của công ty mình hay tình trạng thị trường đang đi xuống hay đi lên và dựa vào đó để lập ra chiến lược phát triển thì họ sẽ cần tìm một nhà tư vấn.

Khi đó tư vấn viên cần phân tích tình trạng hiện tại của khách hàng (là công ty thuê họ) sau đó đưa ra giải pháp cải thiện. Điều quan trọng là để có được những phân tích chính xác, một tư vấn viên phải có đầu óc “mở” và khả năng tiếp thu nhanh, nhiều nguồn kiến thức khác nhau. Họ cập nhật liên tục mọi sự thay đổi của xã hội về tất cả các lĩnh vực từ tài chính, kinh tế, kế toán hay quản lý…

Những yêu cầu cơ bản cho một tư vấn viên là gì?

• Độc lập và tự hoàn thiện mình: đó là một trong những yếu tố không thể thiếu nếu muốn trở thành một tư vấn viên giỏi. Họ phải tự mở rộng kiến thức và sở thích của bản thân thường xuyên cũng như khả năng tự học hỏi cao.
• Năng động: Vai trò của nhà tư vấn là “tiên liệu” tương lai và cố ngăn cản những vấn đề xấu có thể xảy ra hoặc đề ra cách phát triển để dẫn đến thành công cho công ty của khách hàng trong một tương lai gần. Tuy nhiên nếu khách hàng thuê bạn giải quyết những vấn đề hiện thời của công ty họ thì bạn cũng cần có kỹ năng để đoán biết được chuyện gì đã đang xảy đến với công ty khách hàng và đưa ra phương pháp giải quyết tạm thời hoặc lâu dài.
• Tài thương thuyết: Một tư vấn viên cần có tài ăn nói để khi đưa ra một giải pháp nào đó cho công ty của khách hàng bạn phải thuyết phục và làm cho họ nghe theo bạn tuyệt đối bởi vì họ chính là những người sẽ trực tiếp thực hiện giải pháp bạn đưa ra. Khi họ tin tưởng và cảm thấy giải pháp đó khả thi thì họ sẽ dốc hết sức hoàn thành nó tốt nhất.
• Tài ngoại giao: đây cũng là yếu tố cần thiết cho một nhà tư vấn. Đôi khi bạn phải nói chuyện với nhiều người mà họ không muốn lắng nghe thì bạn cần biết cách nói chuyện và cư xử như thế nào để họ thay đổi suy nghĩ của bản thân.

Mọi người những ai luôn mơ ước mình sẽ trở thành một nhà tư vấn thì hãy tự hỏi mình đã có bao nhiêu yếu tố trên và hãy cố thực hành cũng như cải thiện nó ngay bây giờ cho tương lai của mình.

Thủy Nguyễn (Theo JA)

Trở thành người lãnh đạo nhóm hiệu quả - NgocThuyGroup.com

Tweet

NgocThuyGroup.com - Bạn có tin mình là một lãnh đạo có hiệu quả và có tất cả các phẩm chất lãnh đạo cần có? Bạn có những điều để dẫn dắt một nhóm đi đến thành công? Làm một lãnh đạo có hiệu quả là một công việc khó và rất nhiều người thất bại trong việc thực hiện nghĩa vụ lãnh đạo của mình một cách đúng đắn. Khi ông chủ của bạn giao cho bạn vị trí lãnh đạo có nghĩa là ông ta mong đợi bạn có thể quản lý các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả và không gặp bất kỳ khó khăn nào. Người lãnh đạo nhóm phải hành động như là ông chủ và các thành viên trong nhóm anh ta tạo thành một tổ chức. Một lãnh đạo có hiệu quả phải biết làm việc để nâng cao kết quả của bản thân các thành viên thuộc nhóm anh ta và của cả nhóm. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này thì nói dễ hơn làm.

Quản lý một nhóm người làm việc cùng nhau để đạt một mục tiêu chung phải không dễ. Mâu thuẫn và những bất đồng phát sinh bất cứ lúc nào và người lãnh đạo phải quản lý chúng một cách hiệu quả để đạt những kết quả mong muốn.

Một vài quy tắc vàng sau đây sẽ giúp bạn trở thành một lãnh đạo có hiệu quả.

Loại bỏ sự ganh đua

Sự ganh đua lành mạnh thì tốt cho bất kỳ môi trường làm việc nào nhưng quá nhiều sự ganh đua giữa các thành viên của nhóm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của nhóm.

Nếu các thành viên của nhóm trở nên bị ám ảnh bởi sự tỏa sáng của một cá nhân khác thì có thể dẫn việc họ mắc sai lầm nghiêm trọng có thể gây ra những vấn đề cho cả nhóm. Hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm làm việc tốt và cố gắng kiểm soát sự ganh đua không lành mạnh, cho các thành viên trong nhóm của bạn biết rằng bạn đánh giá cao chất lượng hơn số lượng để họ làm việc tốt hơn để đạt những mục tiêu quan trọng hơn là làm những việc quá sức họ chỉ để ghi một điểm.

Quản lý sự xung đột

Xung đột và bất động có xu hướng ngăn cả tinh thần tập thể và tạo ra sự khác biệt giữa các thành viên trong nhóm. Thỉnh thoảng những xung đột nhỏ nhặt bùng phát thành những thứ khiến các thành viên của nhóm từ chối làm việc chung với nhau, đây là một điều rất nguy hiểm cho lãnh đạo của nhóm. Thậm chí nếu họ bị ép phải làm việc chung với nhau thì cũng không có nhiều cơ hội để những thành viên không yêu mến nhau này có thể làm việc với hết khả năng của họ. Một lãnh đạo nhóm có hiệu quả sẽ phải biết làm thế nào để quản các thành viên của nhóm một cách hiệu quả và tối ưu. Hãy cố gắng đảm bảo không có những mâu thuẫn lớn giữa các thành viên trong nhóm phát sinh và thậm nếu chúng phát sinh thì phải nhảy vào và làm nguội chúng trước khi mọi thứ trở nên xấu xí. Lãnh đạo nhóm phải giải quyết được nguyên nhân cốt lõi của những vấn đề như thế để các mâu thuẫn không xuất hiện liên tục.

Ủy quyền chính xác

Một lãnh đạo nhóm có hiệu quả phải có khả năng ủy quyền chính xác và tối ưu. Để làm được điều này, anh ta phải hiểu rõ các thành viên trong nhóm mình. Anh ta phải biết điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên và phải dùng kiến thức này để ủy quyền một cách chính xác. Nếu bạn là một lãnh đạo nhóm mà thất bại trong việc phân bổ công việc một cách công bằng và theo chuyên môn của các thành viên của nhóm thì sự không phục chắc chắn sẽ xuất hiện. Các thành viên của nhóm có thể cảm giác là mình được giao khối lượng công việc quá sức và trong mắt họ, bạn trở nên một lãnh đạo yếu kém, không có khả năng để hoàn thành các công việc được giao. Nên nhớ rằng trong mọi hoàn cảnh đừng để các thành viên trong nhóm có cảm giác bạn là gánh nặng cho họ.

Giao tiếp

Giao tiếp là khía cạnh quan trọng nhất trong bất kỳ môi trường chuyên nghiệp nào. Là một lãnh đạo nhóm bạn phải mở và giao tiếp với các thành viên trong nhóm để họ có thể đến gặp bạn khi họ có khó khăn. Nếu các thành viên của nhóm có cảm giác lãnh đạo của họ không lắng nghe những gì họ nói và những vấn đề mà họ đang gặp phải, họ sẽ mất tập trung và công việc của họ hiển nhiên là sẽ bị ảnh hưởng. Nếu bạn là một lãnh đạo nhóm, hãy đảm bảo rằng các đồng đội của bạn có thể giao tiếp với bạn bất cứ khi nào họ gặp khó khăn. Hãy lắng nghe những gì họ nói và đừng thẳng thừng bỏ qua các vấn đề của họ. Hãy tìm giải pháp và giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt để các thành viên của nhóm bạn cảm thấy họ được trân trọng.

Ra quyết định nhanh

Là một lãnh đạo nhóm, bạn phải chuẩn bị để ra những quyết định nhanh và sát thực tế để các thành viên trong nhóm giữ được tập trung. Nếu bạn trì hoãn và biện hộ quanh co trong khi các thành viên trong nhóm đang trông chờ vào quyết định của bạn, họ sẽ cảm giác bạn không phải là người phù hợp để lãnh đạo họ và bạn sẽ làm họ thất bại. Điều này sẽ họ mất sự trung thành và đe dọa toàn bộ dự án của bạn. Vì thế ở bất kỳ thời điểm nào, hãy duy trì sự tập trung, sắc bé và bình tĩnh để bạn có thể ra các quyết định nhanh khi cần thiết.

Thúc đẩy người khác

Giữ cho các thành viên trong nhóm được thúc đẩy là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà một lãnh đạo nhóm được kỳ vọng phải làm. Các thành viên trong nhóm cần phải luôn luôn được động viên vì họ có xu hướng mất đi sự nhiệt tình và thúc đẩy khi dự án kéo dài. Hãy giữ cho họ làm việc tốt và công nhận họ khi họ xứng đáng.

Hãy tự mình đánh giá và đôn đốc công việc

Nếu không có gì khác thì một lãnh đạo nhóm phải gương mẫu. Làm việc theo nhóm là một lĩnh vực khó và các thành viên trong nhóm thường phải nổ lực bắt kịp công việc nếu họ hoàn toàn mất tập trung.

Là một trưởng nhóm, nghĩa vụ của bạn là đảm bảo rằng nhóm làm việc để đạt các mục tiêu và hoàn thành công việc đúng lịch. Là một lãnh đạo nhóm, bạn không được phép trễ hạn và trong hầu hết thời gian bạn phải tự phê bình để đảm bảo rằng làm xong công việc. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng có sự khác biệt giữ tự phê bình và thái độ áp đặt. Bạn phải ép buộc nhưng cần giữ lịch sự và thân thiện trong suốt thời gian đó vì cách tiếp cận này sẽ mang lại nhiều quả ngọt cho bạn.

Nhận trách nhiệm

Một lãnh đạo nhóm có hiệu quả phải nhận rằng công việc của anh ta không chỉ hướng dẫn nhóm của anh ta mà còn phải nhận trách nhiệm nếu có việc nào đó không đi theo đúng kế hoạch và dự án bị ảnh hưởng bởi một vài yếu tố không ngờ nào đó. Lãnh đạo nhóm phải hành động như một thuyền trưởng của con tàu người không bao giờ bỏ rơi con tàu thậm chí dù nó đang chìm. Hãy nhớ rằng nếu bạn có gắng quy tội cho một vài thành viên trong nhóm của bạn, nó không những khiến bạn bị cô lập khỏi các thành viên trong nhóm mà còn tạo ra một ấn tượng xấu nơi ông chủ, người mong đợi bạn hành động như là một người chuyên nghiệp và nhận trách nhiệm cho sự thất bại của nhóm.

Hãy là người vì đồng đội

Một người lãnh đạo nhóm giỏi cũng phải là người vì đồng đội, người không chống lại các thành viên của anh ta bằng cách hành động một cách áp đặt. Hơn nữa một người vì đồng đội luôn luôn ghi nhận người khác khi người đó xứng đáng. Cướp công đồng đội là một hành độ xấu xa vì nó không những bất công mà còn nguy hiểm cho tinh thần đồng đội. Hãy đảm bảo rằng khi một thành viên nhóm bạn làm tốt, anh ta sẽ nhận được sự công nhận để những người khác được thúc đẩy để cố gắng làm việc hết sức.

Kết luận

Một lãnh đạo nhóm có hiệu quả là người có thể chèo lái toàn bộ nhóm anh ta đi đến thành công trong khi đó giữ cho họ được thúc đẩy và đi đúng hướng. Lãnh đạo nhóm có nhiều trách nhiệm và nhiều người thất bại trong việc thực hiện các công việc lãnh đạo một cách đúng đắn. Trong khi đó, có một vài người là những lãnh đạo bẩm sinh, những phẩm chất lãnh đạo tốt có thể tạo lập với một ít chăm chỉ và tận tụy làm việc.

Nguồn: http://post.career.vi/2010/06/become-an-effective-team-leader

Bill Bạch (Ngọc Thúy Group) biên dịch

Bí quyết để trở thành người chiến thắng - NgocThuyGroup.com

Tweet

NgocThuyGroup.com - Pearl Bailey nói: “Đến khi chúng ta nhận thức rõ về bản thân, nó sẽ trở nên tốt hơn hoặc xấu đi.” Mọi người đều có những nỗi lo lắng và bất an riêng.

Nếu tôi đề nghị bạn miêu tả một người chiến thắng, một người mạnh khỏe, có thể bạn sẽ nói đó là một người tự tin, tốt bụng, can đảm, khoan dung… Có thể bạn đúng một phần nhưng để trở thành người chiến thắng, bạn phải cần nhiều thứ chứ không chỉ là một số khả năng nổi trội.

Có một thứ cần thiết để trở thành người chiến thắng đó là giá trị của bạn. Những người chiến thắng là những người có giá trị riêng. Để hiểu được điều đó, hãy hỏi bất cứ vận động viên xuất sắc hay người nhận huy chương vàng, những người vừa ký một hợp đồng trị giá hàng triệu đô.

Nhưng để trở thành một người chiến thắng thật sự thì thành tích, lương hoặc khả năng kiếm tiền chẳng có ý nghĩa gì cả. Giá trị của bạn và việc bạn có sở hữu nó hay không mới là điều đáng bàn cãi. Khi bạn có giá trị của riêng mình và tin tưởng vào bản thân, bạn sẽ trở thành người chiến thắng.

Sau đây là một vài cách để thực hiện điều đó:

• Nhận ra giá trị của bạn. Có lần tôi đứng diễn thuyết cùng Gary Smalley và chứng kiến cách anh lôi cuốn đám đông khán giả. Trước hàng nghìn khán giả, Gary cầm một tờ giấy bạc 50 đô-la mới cứng và hỏi: “Ai muốn có tờ 50 đô này?” Rất nhiều cánh tay giơ lên.

“Tôi sẽ đưa 50 đô-la này cho một trong số các bạn ngồi đây nhưng đầu tiên hãy cho phép tôi làm điều này”. Anh làm nhàu tờ tiền và sau đó hỏi: “Có ai còn muốn tờ tiền này không?”. Những cánh tay vẫn giơ lên cao.

“Vâng, vậy nếu tôi làm điều này”. Anh làm rơi tờ tiền xuống dưới đất, dùng chân di nó trên sàn và sau đó nhặt nó lên, tờ tiền lúc này nhàu nát và bẩn. “Bây giờ ai còn muốn có tờ tiền này?”. Một lần nữa, khán giả vẫn giơ tay.

“Các bạn vừa có được một bài học có ý nghĩa. - Gary nói - Cho dù tôi có làm gì với tờ tiền, các bạn vẫn muốn có nó vì giá trị của nó không hề thay đổi. Nó vẫn có trị giá 50 đô-la”.

Thí dụ minh họa đơn giản của Gary mang ý nghĩa rất sâu sắc. Trong cuộc sống, rất nhiều lần chúng ta bị hạ gục, bị đánh bại và bị bôi nhọ bởi những quyết định của chúng ta hoặc bởi những tình huống khó khăn. Chúng ta có thể có cảm giác là mình vô dụng, tầm thường trong mắt chính mình và trong mắt người khác. Nhưng dù điều gì xảy ra, hãy nhớ chúng ta không bao giờ mất đi giá trị của một con người và không gì có thể thay đổi điều đó.

• Chấp nhận giá trị của bạn. Bạn đã nghe câu: “Anh ấy có vấn đề” bao nhiêu lần rồi? Câu đó có nghĩa là anh ta gặp rắc rối, không được khỏe, hoặc cảm thấy không được thoải mái. Đó là điều những nhà tâm lý muốn ám chỉ khi nhắc đến cụm từ biết tự chấp nhận.

Hãy đối mặt với mọi bất an và vấn đề khi bạn mong muốn thay đổi bản thân mình nhưng chắc chắc điều ấy là không thể. Có một số thứ trong chúng ta không thể thay đổi được. Có thể bạn sinh ra không được trời phú cho ngoại hình hay chiều cao như mong muốn. Gen của bạn quy định như vậy và bạn phải chấp nhận nó hoặc gạt đi nếu không thừa nhận giá trị của riêng mình và phí phạm thời gian để làm khỏa lấp mối lo lắng. Bạn bị ám ảnh bởi ý nghĩ mình không có được những thứ tốt đẹp hơn.

Từ chấp nhận xuất phát từ một từ Latinh ad capere có nghĩa là “yêu mến ai”. Bản chất của quá trình chấp nhận người khác là sự tự chấp nhận. Tôi nói lại một lần nữa: Bạn sẽ không bao giờ chinh phục được lòng người nếu bạn không là người chiến thắng.

• Nâng cao giá trị của bạn. Có lẽ bạn đã nhận ra và chấp nhận giá trị của mình. Có thể trong sâu thẳm bạn hiểu rằng mình được Chúa yêu quý và giá trị của bạn là không thể cân đo đong đếm được. Bước tiếp theo là nâng cao giá trị của bạn trong mắt người khác bằng cách khắc phục mọi vấn đề của bạn tức là bạn cần phải tỏ rõ bạn là ai bằng cách vượt qua những khó khăn trong khả năng của bạn.

Ví dụ, bạn có thể kiềm chế cơn tức giận đang sôi lên trong bạn, cảm thấy khó khăn khi thiết lập những giới hạn hoặc lãnh trách nhiệm, có một số thói quen xấu hoặc cần phải sửa đổi thái độ của mình. Tất cả chúng ta đều có những khó khăn chúng ta có thể vượt qua. 45% người dân Mỹ nói họ sẽ sửa đổi thói quen xấu nếu có thể và thực tế họ có thể làm được điều đó. Mỗi chúng ta có thể hoàn thiện bản thân mình bất cứ khi nào chúng ta muốn.

Trong cuốn sách Teaching the Elephant to Dance (Dạy voi nhảy múa - Crown, 1990) James Belasco miêu tả những người huấn luyện xích những con voi con vào những chiếc cọc chôn sâu dưới đất. Bằng cách đó, những con voi học cách chỉ hoạt động tại một chỗ. Những con voi lớn và khỏe hơn được huấn luyện theo cách này không bao giờ rời khỏi chỗ dù chúng có thể kéo chiếc cọc đi. Thích nghi với hoàn cảnh khiến chúng ít di chuyển hơn. Cuối cùng, chỉ cần một chiếc vòng kim loại nhỏ, buộc lỏng ở quanh chân, những con voi vẫn đứng một chỗ thậm chí khi những chiếc cọc đã được tháo đi.

Câu chuyện đó có thể bạn đã từng nghe nhưng giống như những con voi to khỏe, rất nhiều người bị ràng buộc bởi những điều kiện và quy định. Giống như việc chiếc vòng buộc lỏng ở quanh chân con voi giữ cho nó khỏi di chuyển, một số người đặt ra những giới hạn không cần thiết với tiến bộ của bản thân. Đừng để điều này xảy ra đối với bạn. Đừng dại dột để những ràng buộc đó kìm hãm khả năng của bạn. Hãy thoát khỏi chúng và bạn sẽ trưởng thành hơn.

• Tin vào giá trị của bạn. Khi bạn nhận ra, chấp nhận, và nâng cao giá trị của mình thì cuối cùng bạn phải tin vào nó. Bạn phải tin bằng một niềm tin mãnh liệt rằng nó luôn là chỗ dựa cho bạn.

Chuck Wepner đã không lĩnh hội được bài học này. Là một võ sĩ quyền Anh, ông bị gọi là “kẻ hút máu vùng Bayonne” vì hình phạt ông phải chịu kể cả khi đã giành chiến thắng. Trong giới quyền Anh, ông được mệnh danh là “người bắt bóng”, võ sĩ thường xuyên dùng đầu để cản những cú đấm của đối phương. Wepner liên tục gây sức ép cho đối phương cho đến khi chiến thắng hoặc bị hạ nốc ao. Ông tỏ ra rất lì đòn, dù bị thụi liên tục nhưng cuối cùng ông vẫn ra đòn quyết định hạ gục đối thủ. Huấn luyện viên Al Braverman đã nói Wepner là “võ sĩ gan lì nhất mà ông từng gặp. Nếu bị thúc khuỷu tay hay bị đánh thương, ông không bao giờ nhìn tôi hoặc trọng tài để cầu cứu. Ông là một võ sĩ thực thụ.”

Khi Wepner hạ gục Terry Henke ở vòng 11 trong trận đấu diễn ra ở thành phố Salt Lake, người bảo trợ cuộc đấu quyền Anh Don King tuyên bố Wepner thua và nhà vô địch hạng nặng là George Foreman. Nhưng khi Ali đánh bại Foreman, Wepner nói ông có thể hạ gục “Võ sĩ vĩ đại nhất” – Muhammad Ali. Vào buổi sáng trước trận đấu, Wepner đưa cho vợ mình một bộ váy ngủ màu hồng và nói rằng bà sẽ “sớm được ngủ với nhà vô địch thế giới hạng nặng.”

Ali đã hạ đo ván Wepner một cách ngoạn mục chỉ trong 19 giây cuối cùng của trận đấu. Nhưng vòng thứ chín chứng kiến một khoảnh khắc đáng nhớ khi một cú đấm như trời giáng vào ngực Ali đã khiến nhà đương kim vô địch ngã lăn xuống sàn đấu.

Wepner nhớ lại: “Khi Ali ngã xuống, tôi nói với huấn luyện viên Al Braverman: ‘’Hãy khởi động xe, chúng ta sẽ đến ngân hàng và thành triệu phú". Và Braverman nói với tôi: ‘’Hãy quay lại đằng sau. Anh ta đang đứng dậy”. Sau trận đấu, vợ Wepner rút trong túi xách chiếc váy ngủ và hỏi ông: “Em sẽ đến phòng của Ali hay ông ấy đến phòng của em?”.

Câu chuyện sẽ chẳng là gì ngoài việc xoay quanh một trận quyền Anh kỳ lạ ngoại trừ một điều. Một nhà văn nghèo đã theo dõi trận đấu đó và bỗng nảy ra một ý tưởng: Đây rồi, ông tự nhủ. “Tôi về nhà và bắt đầu viết. Tôi đã viết liền một mạch trong ba ngày”. Nhà văn, diễn viên Sylvester Stallone đã nói như vậy khi ông kể lại với James Lipton trên chương trình Inside the Actor’s Studio về quá trình cho ra đời kịch bản phim Rocky, bộ phim đã đoạt giải thưởng hàng năm do Viện Hàn lâm Điện ảnh - Nghệ thuật - Khoa học Mỹ trao tặng cho những thành tựu về điện ảnh.

Hãng phim đã trả cho Stallone một khoản tiền cao kỷ lục 400.000 đô-la để có được kịch bản nhưng ông đã từ chối. Thay vào đó, ông chỉ nhận 20.000 đô-la và có được một vai diễn trong Rocky với khoản tiền lương hàng tuần là 340 đô-la. Hãng phim cũng đề nghị Wepner tham gia vì bộ phim dựa trên cuộc đời của ông. Ông có thể được trả một khoản tiền là 70.000 đô-la hoặc 1% tổng doanh thu của bộ phim. Muốn ăn chắc, Wepner nhận 70.000 đô-la, một quyết định khiến ông mất đi 8 triệu đô-la từ doanh thu của bộ phim.

Điều tương tự có thể xảy ra bất cứ lúc nào khi bạn vội vã bán rẻ bản thân mình. Nếu bạn không tin tưởng bạn có thứ có giá trị lớn để thể hiện với người khác – bản thân bạn – bạn sẽ không bao giờ thật sự chinh phục được lòng người.

Bản thân mình chính là thứ quý giá nhất mà bạn sở hữu. Miễn là bạn nhận ra giá trị của nó, chấp nhận, nâng cao và có niềm tin sâu sắc vào nó, những bí quyết trong cuốn sách này có thể trở thành một phần trong tính cách của bạn. Khi chúng xuất phát từ tâm, chúng sẽ dần chuyển thành sức lôi cuốn.

Trích từ cuốn 25 thuật đắc nhân tâm của John. C. Maxwell và Les Parrot do Alpha Books và NXB Lao động xã hội ấn hành.

Nguồn: Tiền Phong Online

Bí quyết để trở thành lãnh đạo giỏi - NgocThuyGroup.com

Tweet

NgocThuyGroup.com - Nếu là một doanh nhân đang nỗ lực để trở thành người đứng đầu doanh nghiệp hay công ty, bạn cần biết yếu tố quan trọng làm thế nào để xây dựng được sự tự tin một cách đa dạng nhất. Sống trong sự tự tin có nghĩa là bạn luôn luôn có thể kiểm soát được từ những vấn đề vụn vặt cho đến những tình huống hóc búa. Một số bí quyết sau đây sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng cũng như năng lực bản thân và nâng cao nhận thức về vai trò lãnh đạo, nhất là đối với nữ giới.

1. Lãnh đạo tài năng cần có chuyên môn giỏi

Là một lãnh đạo không thể không có kiến thức chuyên môn. Ngoài những kiến thức nền tảng, người lãnh đạo cần có kiến thức chuyên môn, dành thời gian để đầu tư và đi sâu hơn vào chuyên môn của mình, biết học hỏi và tự tin để trở thành một lãnh đạo giỏi. Điều đó sẽ góp phần quan trọng giúp các nhà lãnh đạo đạt tới đỉnh cao và men say của sự thành công thay vì chỉ ngồi và mơ màng một điều gì đó tốt đẹp sẽ đến với mình.

2. Biết ra quyết định đúng lúc

Người lãnh đạo giỏi luôn biết đánh giá vấn đề, phân tích, phán đoán và đưa ra quyết định. Đánh giá rủi ro, thuận lợi và lựa chọn cách giải quyết hợp lý nhất có thể cho mọi việc thay vì trông chờ vào quyết định của người khác. Sự quyết định của chính bản thân người lãnh đạo mới là quan trọng nhất. Thiếu sự quyết đoán và trông chờ vào người khác sẽ không giúp người đó trở thành lãnh đạo giỏi.

3. Biết phát huy thế mạnh

Một lãnh đạo tốt nhất là một người có thể phát huy các kỹ năng của mình trong mọi bối cảnh. Đa số các nhà lãnh đạo ai cũng muốn ôm đồm hết mọi việc về mình mặc dù khả năng có hạn. Bởi trên thực tế, hiếm có người nào là chuyên gia trong mọi lĩnh vực nếu không muốn nói là không có. Và người lãnh đạo cần biết rõ điều này để chỉ tập trung vào những thế mạnh, lĩnh vực của mình, phát huy nó để mang lại nhiều lợi nhuận và thành công cho doanh nghiệp, trở thành người lãnh đạo giỏi. Biết dựa vào thế mạnh để làm mọi thứ khác biệt hơn, giỏi hơn, độc đáo hơn những người khác. Điều đó sẽ giúp chúng ta trở nên nổi bật và vượt trội hơn, gặt hái nhiều thành công hơn trong công việc.

4. Sửa soạn cho bản thân

Điều thứ nhất trước khi thực hiện mọi công việc là sửa soạn cho bản thân. Người lãnh đạo tự tin là luôn được chuẩn bị và biết rằng mình sẽ xuất hiện ra sao và theo cách nào. Không bao giờ làm việc gì để nước đến chân mới nhảy hay tranh thủ kéo theo những thứ khác.

Sự chuẩn bị là một nhân tố đi kèm vẻ tự tin bởi vì điều đó sẽ mách bảo bạn cần làm việc gì và hiểu sâu sắc về bất kỳ điều kiện nào được chứng kiến. Đó cũng là phương cách làm thế nào để các nhà lãnh đạo có thể làm chủ được mọi tình huống.

5. Biết lắng nghe

Điều cần thiết tiếp theo đối với nhà lãnh đạo là biết lắng nghe. Trên thực tế, lắng nghe là một trong những điều quan trọng nhất mà tất cả các nhà lãnh đạo đều cần có. Khả năng này còn quan trọng hơn các kỹ năng khác mà song hành với diễn thuyết, phát biểu.

Bởi vì lắng nghe chứng tỏ một hình thức tổ chức khá thuận lợi cho việc phát biểu trước quần chúng. Nếu biết cách lắng nghe thì bạn sẽ nhận được ý kiến phản hồi từ rất nhiều người mà bạn có thể quan tâm đến trong công việc hay chính cương vị lãnh đạo mà bạn đang gánh vác.

6. Vai trò của mạng lưới

Một nhà lãnh đạo tự tin sẽ có một mạng lưới ổn định với sự tham gia của nhiều người. Từ đó, họ có thể thảo luận về những gì liên quan đến từng điều kiện khác nhau.

Trong mạng lưới của bạn nên có người phụ trách thông tin nội bộ, cung cấp cho bạn những nguồn tin để giúp bạn tiến về phía trước với nhiệm vụ của người dẫn đầu. Đồng thời giúp bạn mở rộng tầm nhìn và nắm bắt những cơ hội ngẫu nhiên đến với mình.

Xây dựng cơ sở cho mạng lưới của bạn và nuôi lớn nó thông qua việc quan tâm và chăm lo, cuối cùng bạn sẽ trở thành nhà lãnh đạo đầy tự tin.

7. Học hỏi

Lãnh đạo cũng cần học hỏi từ các chuyên gia. Người đó sẽ am hiểu về lĩnh vực mà bạn dẫn dắt, do đó bạn sẽ được chia sẻ những tri thức về những học thuyết doanh nghiệp hay công việc kinh doanh thực tế của bạn. Tìm một chuyên gia có thể chỉ cho bạn chân dung của chính mình trong cả cương vị lãnh đạo cũng như bên ngoài cuộc sống đời thường.

Lưu ý riêng với bạn nữ, đây phải là chuyên gia về nữ lãnh đạo chứ không chỉ có hiểu biết riêng về những tri thức cơ bản. Để có được người như vậy, bạn cần ra ngoài gặp gỡ với nhiều chuyên gia khác nhau và đề nghị họ đồng hành cùng bạn trở thành một nhà lãnh đạo suất sắc.

Trên đây là những quy tắc giúp bạn có thể trở thành nhà lãnh đạo một cách tự chủ và tự tin. Tuy nhiên, đó chưa phải là tất cả, để thành công hơn nữa trong thương trường cũng như công việc, bạn vẫn cần bổ sung và thực hành thêm nhiều mẹo nhỏ khác liên quan đến chuyên môn của mình.

theo Tư Vấn Online

3 bí quyết để trở thành tỷ phú – NgocThuyGroup.com

Tweet

NgocThuyGroup.com - Không sợ thất bại, có cái nhìn tích cực và sở hữu một cuộc hôn nhân tốt đẹp là 3 bí quyết cơ bản dành cho những ai muốn trở nên giàu có.

Suốt 5 năm vừa rồi, Tập đoàn Tư vấn China Market Research Group (CMR) đã tìm hiểu bí quyết thành công bằng cách phỏng nhiều tài phiệt ngành bất động sản tại Trung Quốc, các tỷ phú trong ngành Internet ở Mỹ, nhà giàu Ấn Độ, thêm một số đại gia ngành bán lẻ tại châu Âu.

Hầu hết những tỷ phú được CMR phỏng vấn đều trải qua thời kỳ dài khó khăn, thiếu thốn. Một số người từng phải đi thuê nhà chứ không có tiền mua. Vài người khác dành nhiều năm làm việc trong garage sửa chữa ôtô hay làm hai ba công việc một lúc để kiếm tiền trang trải. Nay khi đã trở nên giàu có, họ tiết lộ những bí quyết khác nhau để có được thành công như sự may mắn, yếu tố thời gian. Tuy nhiên, CMR vẫn tìm ra được 3 bí quyết chung mà hầu hết tỷ phú đều có và đăng tải phát hiện của mình trên tạp chí Forbes.

Bí mật đầu tiên để trở nên giàu có là không bao giờ sợ thất bại. Hầu hết những người trả lời phỏng vấn cho biết khi giải quyết một vấn đề, họ có hai lựa chọn, một là đi theo con đường an toàn, bằng phẳng và con đường còn lại rủi ro hơn. Trong nhiều trường hợp, rủi ro là chất xúc tác cần thiết để đạt được thành công và tiền bạc.

Có nhiều bí quyết để trở nên giàu có. Tuy nhiên, CMR đã chỉ ra rằng có 3 bí quyết quan trọng nhất mà những ai muốn thành tỷ phú đều không nên bỏ qua. Ảnh: emarketinghelper.com

Kể cả khi bị thất bại, đó cũng trở thành những bài học quý báu để họ đứng dậy mà làm lại. Trong tư duy của các tỷ phú, thất bại không thể làm mờ đi niềm đam mê làm giàu và lòng lạc quan về khả năng của bản thân.

Một giám đốc trong ngành Internet cho CMR biết ông từng có trong tay hơn 1 tỷ USD trong thời kỳ bùng nổ dotcom. Thời kỳ đó, ông sống cuộc sống của một tỷ phú đúng nghĩa như tiệc tùng với danh ca huyền thoại Elton John hay bay vòng quanh thế giới bằng chiếc Gulfstream của riêng mình. Tuy nhiên, khi làn sóng Internet bão hòa, ông lao đao mất một thời gian và gần như trắng tay. Thay vì để mặc sai lầm đánh gục mình, ông đã đứng dậy và quyết tâm làm lại lần nữa. Với vốn liếng là những sai lầm đã mắc phải, ông lập một công ty kỹ thuật khác. Cho đến nay, tuy tài sản vẫn chưa khôi phục về mức cũ nhưng ông cũng đã đạt được nhiều thành quả nhất định, với vài trăm triệu USD trong tay.

Bí quyết thứ hai để trở nên giàu có là nhìn vào thách thức một cách tích cực để tìm nguồn thu mới. Những tỷ phú CMR phỏng vấn đều nhìn một vấn đề ở nhiều khía cạnh khác nhau, và sau đó nhiều khi không giải quyết theo cách thông thường. Họ nhận ra một điều rằng không phải bao giờ cái đúng cũng thuộc về số đông.

Mấy chục năm trước, một vị lãnh đạo trong ngành dầu mỏ cảm thấy công dụng của các trạm xăng cần được nâng lên, thay vì chỉ là nơi để đổ xăng. Ông nhìn thấy lợi nhuận từ những trạm xăng này và cả việc phí phạm không gian ở thời kỳ đó. Giải pháp của ông là mở thêm các cửa hàng tiện lợi đi kèm. Khi khách hàng ghé vào đổ xăng, họ có thể tranh thủ đi mua thức ăn nhẹ hoặc đồ uống. Ban đầu, ý tưởng này bị các doanh nghiệp khác cười nhạo, cho rằng việc người ta mua xăng và cà phê cùng lúc là câu chuyện nực cười. Tuy nhiên, đến nay, ở Mỹ hầu như không có trạm xăng nào mà lại không có một cửa hàng tiện lợi kèm theo.

Một cuộc hôn nhân đẹp là bí mật thứ ba của giàu có. Hầu hết các tỷ phú, nhất là tỷ phú tự thân lập nghiệp, đều nói với CMR rằng có được một người bạn đời tốt là nhân tố quyết định đến thành công của họ. Làm lãnh đạo một tập đoàn, công ty lớn đòi hỏi rất nhiều sự hy sinh. Sự căng thẳng, áp lực có thể đánh gục người đứng đầu bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, nếu người bạn đời là nơi họ tìm thấy sự ủng hộ, chia sẻ thì những khó khăn đấy trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Ngoài ra, người bạn đời cần tin tưởng vào vợ hoặc chồng của mình khi họ đang trên đường chinh phục những thách thức mới.

Thanh Bình (VnExpress.net)

Quản lý dự án cần những phẩm chất gì? - NgocThuyGroup.com

Tweet

NgocThuyGroup.com - Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu dặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí và các nguồn tài nguyên

Kế hoạch của dự án có thể chỉ là đơn giản, ví dụ như một tập hợp nhỏ các công việc cùng thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng có thể phức tạp gồm hàng nghìn các công việc và tài nguyên với chi phí hàng tỷ USD.

Hầu hết các dự án đều có những điểm chung bao gồm việc phân chia dự án thành các công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực hiện các công việc, trao đổi với nhóm và theo dõi các tiến trình thực hiện công việc.

Thông thường một dự án bao gồm 3 công đoạn chính sau:

1. Lập kế hoạch dự án.
2. Theo dõi các thay đổi và quán lý dự án.
3. Kết thúc dự án.

Các bước này càng được thực hiện tốt bao nhiêu, khả năng thành công của dự án càng nhiều bấy nhiêu.

Nhân tố quyết định sự thành công của dự án

Dự án của bạn chỉ có thể thành công nếu bạn hiểu rõ được 3 nhân tố hình thành nên mỗi dự án, đó là:

1. Thời gian: gồm thời gian đế hoàn thành từng công việc trong mỗi một giai đoạn.
2. Tiền bạc: gồm các chi phí tài nguyên: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành các công việc.
3. Mục đích của các công việc và kế hoạch để hoàn thành chúng.

Thời gian, tiền bạc và mục đích là chiếc kiềng ba chân dưa dự án đến thành công, mỗi một thành phần đều có ảnh hưởng đến hai phần còn lại. Ba thành phần này là rất quan trọng và trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, mối quan hệ giữa ba thành phần này là khác nhau đối với mỗi dự án và nó quy định tới những vấn đề và cách thức thục hiện dự án.

Người quản lý dự án cần những phẩm chất nào

Cũng giống như bất cứ một nhà quản lý nào, quản lý dự án đòi hỏi một trình độ chuyên môn cao, việc sử dụng thành thạo các biểu đồ xây dựng dự án GANTT hay PERT, Microsoft Project, trình diễn Power Point... trong quá trình thuyết trình dự án là những kiến thức nền không thể thiếu đối với một nhà quản lý dự án. Ngoài ra nhà quản lý dự án cần phải có các kỹ năng như lãnh đạo, giao tiếp và đàm phán tốt, xây dựng được các mối quan hệ tốt với chính quyền cũng như đối tác, giới báo chí, truyền thông, khả năng nắm bắt và phân tích tốt, biết sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý, luôn tỉnh táo trong tất cả các tình huống...

Tuy nhiên dù bạn có là nhà quản lý tài ba đến đâu, bạn cũng không thể một mình tự gánh vác công việc, người quản lý dự án giỏi là người có khả năng tập hợp những người giỏi về làm trong ban quản lý dự án của mình.

Những dự án lớn đòi hỏi rất nhiều đến quỹ đầu tư cũng như nhân lực. Do đó, việc lập một dự án với chi phí chi tiết và huy động vốn là điều rất quan trọng đối với một nhà quản trị. Không phải ai cũng có đủ tài và lý lẽ để thuyết phục hoặc xin tài trợ cho dự án. Không chỉ vấn đề vốn, kỹ năng làm việc theo nhóm cũng là điều kiện thiết yếu trong mỗi dự án.

Nhà quản trị phải luôn luôn theo sát và quản lý những team work của mình, luôn động viên và khích lệ họ để công việc đạt hiệu quả cao nhất có thể. "Yếu tố quan trọng nhất để kiểm soát thành công của dự án là đánh giá tiến độ dự án thường xuyên và kịp thời, so sánh thực tế triển khai dự án với kế hoạch đã định. Khi cần thiết phải có sự điều chỉnh ngay lập tức". Đây là lời khuyên của chuyên gia dự án - ông Nguyễn Mạnh Hùng, Phó Giám đốc Trung tâm Đề án và Phát triển Công nghệ FPT.

Có một điều tưởng chừng rất đơn giản nhưng không ít nhà quản trị không chịu chú ý, dẫn đến dự án bị đổ bể hoặc không hoàn thành được theo như tiêu chí ban đầu đã đề ra, gây mất uy tín với đối tác, đó là "Làm vừa sức của mình, không nên đề cao quá mục tiêu" đó là lời khuyên của ông Nguyễn Mạnh Hùng. Và làm việc gì cũng phải lập kế hoạch, tính chi phí rủi ro trong từng trường hợp cụ thể". Steve Gandy - Phó Chủ tịch Tập đoàn Metso Corporation với kinh nghiệm trên 40 năm trong nghề quản lý dự án đã đưa ra lời khuyên này.

Để tính toán được chi phí rủi ro, ngay từ đầu bạn phải thực hiện tốt khâu chuẩn bị. Các dự án luôn có những đặc thù riêng nhưng dự án có tính bất biến, người làm dự án không được phép thay đổi mục tiêu của dự án vì bất cứ lý do nào. Nếu hạn thay đổi mục tiêu ban đầu của dự án, thì dự án đó coi như thất bại và bạn phải chuyển sang dự án mới.

Khi làm dự án bạn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn: vấn đề tiến độ, quan hệ ngoại giao, rủi ro kỹ thuật, giới hạn vốn, nguồn lực, mức độ tích cực của nhân viên, áp lực thị trường, thái độ người tiêu dùng đối với mục tiêu của dự án... và người làm dự án cần phải biết cân bằng cuộc sống - công việc, nếu không sẽ rất dễ bị rơi vào trạng thái stress, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả dự án.

Ngoài những đòi hỏi khắt khe về trình độ chuyên môn như đã kể trên, người làm quản lý dự án tất nhiên phải là một người có sức khỏe tốt, nếu không có sức khỏe bạn sẽ không thể chịu được áp lực công việc và tham gia vào những chuyến công tác, khảo sát thị trường, dự án...

Trong cuộc sống chúng ta có rất nhiều dự án lớn nhỏ khác nhau. Hãy bắt đầu vai trò nhà quản lý ngay từ những dụ án nhỏ, những kế hoạch nhỏ và phải luôn khắc cốt ghi tâm, dự án nào cũng có rủi ro, để hoàn thành tốt bạn phải luôn có dự án chống rủi ro trong từng dự án.

NgocThuyGroup.com sưu tầm

Để quản lý dự án thành công - NgocThuyGroup.com

Tweet

NgocThuyGroup.com - Bạn vừa mới được bổ nhiệm vào vai trò người quản lý dự án. Bạn bắt đầu công việc mới này như thế nào? Khả năng làm việc và cơ hội thành công của bạn sẽ đạt đến đâu? Hy vọng những bước sau đây phần nào sẽ giúp bạn chạm tay đến thành công.

1. Xác định mục tiêu. Đây là điều quan trọng nhất mà bạn nên làm. Bạn phải hiểu vai trò của bạn trong nhiệm vụ mới này cũng như mục đích của dự án này là gì? Nếu bạn không có đủ thông tin từ cấp trên, hãy tự vạch cho mình mục tiêu riêng và đề xuất để được công nhận.
2. Phát huy nguồn lực. Nguồn nhân lực, trang thiết bị và tiền bạc - bạn sẽ sử dụng như thế nào để đạt được mục đích trong công việc của bạn? Thường là bạn sẽ không trực tiếp điều khiển nhưng bạn sẽ quản lý chúng thông qua một khuôn mẫu dành cho người quản lý. Thành công hay không, công việc dễ hay khó đều tùy thuộc vào khả năng làm việc của bạn.
3. Kiểm soát thời gian biểu. Bạn phải đưa ra thời gian bao lâu để hoàn thành dự án cũng như những kế hoạch phát triển chúng. Cần linh hoạt trong việc sử dụng thời gian, đừng để hoang phí bất cứ một thời khắc nào. Nếu sử dụng quá thời gian quy định, bạn sẽ làm chậm tiến trình dự án, đồng nghĩa với việc ngân sách đầu tư bị hạn chế.
4. Thực hiện theo nhóm. Tập hợp những người trong nhóm để cùng làm việc và bắt đầu một cuộc thảo luận. Họ phải là những người có chuyên môn trong lĩnh vực này và đã được chỉ định để cùng bạn làm việc. Công việc của bạn là quản lý nhóm, phân tích và tổng hợp ý kiến của mọi người.
5. Lên lịch cho những tiến trình. Vạch rõ từng chuyên đề của dự án và lập danh sách những điểm cụ thể trong mỗi tiến trình tổng quát. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt rõ hơn từng bước đi đã hoạch định theo trình tự sắp xếp và cấp bậc chuyên sâu hơn. Sau đó, xác định tiến trình nào sẽ thực hiện đầu tiên? Tiến trình nào sẽ kế tiếp? Tiến trình nào có thể thực hiện cùng lúc với những phương án khác nhau...
6. Yêu cầu thẩm định lại dự án. Hãy tạo nên giới hạn hợp lý về thời gian, tiền bạc và tài năng cho một dự án. Cần làm một bản tường trình cho ban giám đốc và yêu cầu thay đổi những điều không thực tế trong dự án. Nên chủ động đòi hỏi sự thay đổi ở trong dự án của bạn, đừng đợi trước khi nó trở thành những điều rắc rối mới cần thẩm định.
7. Đừng quá cứng nhắc. Đề ra kế hoạch làm việc cũng như những nguyên tắc cho bản thân là một điều rất quan trọng nhưng kế hoạch đó cũng có thể thay đổi được. Từ những ý kiến phản hồi của người trong nhóm và từ bên ngoài, hãy tiến hành điều chỉnh công việc sao cho phù hợp với dựa án trong khoảng thời gian cho phép.
8. Quan sát tiến triển của nhóm. Hãy thể hiện nhiệt huyết ngay khi bắt tay vào thực hiện dự án, đồng thời hướng dẫn cho những người trong nhóm theo phương cách dễ tiếp thu nhất. Điều này sẽ tạo ra một không khí làm việc hòa đồng và dễ bắt kịp mọi vấn đề, đồng thời giải quyết kịp những rắc rối trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
9. Ghi chép lại mọi thứ. Hãy viết ra những điều cần phải thay đổi, và tại sao. Mỗi giai đoạn đều nảy sinh một nhu cầu mới cần thêm vào dự án-ghi ra nguồn gốc phát sinh những nhu cầu đó và cách điều chỉnh nguồn ngân sách. Bạn không thể nhớ được hết mọi thứ nên hãy cho chúng vào một cuốn sổ, để đến khi cần thiết bạn sẽ nhớ chúng dễ dàng.
10. Cập nhật về dự án để cho cấp trên thấy được những tiến bộ trong quá trình làm việc của bạn. Đừng ngại đưa ra những bước tiến cũng như việc bạn đã hoàn thành một giai đoạn quan trọng. Song song đó, nên đưa ra cho cả nhóm cùng thảo luận để họ nắm bắt được những gì đã được thực hiện trong dự án. Không chỉ có bạn giỏi, mà cần làm sao cho cả nhóm cùng giỏi. Như vậy bạn mới là người vừa quản lý tốt dự án của mình đồng thời cũng là người lãnh đạo giỏi.

(Theo Thanh Niên)

Vai tro cua Truong nhom du an

Tweet

NgocThuyGroup.com - Những dự án lớn thường đề cử một trưởng nhóm dự án – người có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp cho nhà quản lý dự án, như được trình bày ở hình 2-1. Còn trong những dự án nhỏ, nhà quản lý dự án đảm nhận luôn vai trò này.

Trưởng nhóm dự án không thể hành động như cấp trên mà phải đảm nhiệm thêm năm vai trò mới: người khởi xướng, người làm gương, người thương thảo, người lắng nghe và người huấn luyện. Trưởng nhóm cũng phải làm việc tích cực như mọi thành viên khác.

Trưởng nhóm là người khởi xướng

Trưởng nhóm phải là người khởi xướng mọi hành động trong nhóm. Một trưởng nhóm hiệu quả có thể không cần phải chỉ đạo chi tiết công việc cho các thành viên, nhưng cần phải có khả năng thu hút sự tập trung của mọi người vào những nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được các mục tiêu chung của nhóm. Một trưởng nhóm kinh nghiệm sẽ biết đứng ở vị trí hơi tách biệt khỏi công việc hàng ngày của nhóm – một vị trí có thể dễ dàng quan sát những mối quan hệ giữa công việc và các mục tiêu cao hơn. Trong khi các thành viên chuyên tâm giải quyết các nhiệm vụ và vấn đề cụ thể, trưởng nhóm lại phải bám sát những yêu cầu của nhà tài trợ, cấp quản lý cao hơn và các thành phần liên quan bên ngoài. Với các bằng chứng và lập luận hợp lý, trưởng nhóm khuyến khích thành viên thực hiện từng bước cần thiết để đáp ứng những yêu cầu này. Đây là một nhiệm vụ quan trọng của trưởng nhóm, đặc biệt là khi những yêu cầu này có mâu thuẫn với nguyện vọng cá nhân của các thành viên trong nhóm.

Trưởng nhóm trong vai trò người làm gương

Nhà quản lý theo phong cách truyền thống và trưởng nhóm đều có thể lấy phong cách ứng xử của mình để định hình hành vi và hiệu suất hoạt động của người khác. Thế nhưng sự khác biệt lớn ở đây là trưởng nhóm phải dựa vào chiến lược này nhiều hơn, bởi vì họ không thể dùng các hình thức gây áp lực thông thường như thăng chức, tăng lương hay đe dọa sa thải để tác động đến các thành viên trong nhóm.

Phong cách ứng xử của trưởng nhóm là một công cụ đầy sức thuyết phục bởi nó thiết lập tiêu chuẩn để những người khác phấn đấu dù đôi khi chỉ là để tránh cảm giác về sự hoạt động thiếu hiệu quả hay thua kém các thành viên khác. Trưởng nhóm có thể làm gương cho hành vi của nhóm bằng nhiều cách khác nhau. Ví dụ nếu các thành viên trong nhóm cần xuống địa bàn để tiếp xúc với khách hàng, một trưởng nhóm hiệu quả sẽ không hướng dẫn chi tiết cho họ cách làm, mà thay vào đó, trưởng nhóm sẽ bắt đầu với bài thực hành đơn giản là cùng đến địa điểm của khách hàng, lập nhóm nhỏ hơn… và khuyến khích các thành viên trong nhóm cùng tham gia. Tóm lại, trưởng nhóm sẽ làm gương bằng phong cách cư xử nhằm tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của nhóm.

Trưởng nhóm trong vai trò người thương thảo

“Tôi muốn nhóm cải thiện quy trình của chúng tôi có sự tham gia của Bill”, trưởng nhóm nói với trưởng phòng của Bill. Trưởng phòng tỏ vẻ khó chịu vì Bill là một trong những nhân viên giỏi nhất của cô. Trưởng nhóm tiếp tục: “Việc tham gia vào nhóm chỉ mất khoảng bốn giờ làm việc mỗi tuần, kể cả thời gian họp và phân công nhiệm vụ trong nhóm”.

Những nhà quản lý có nhân viên cấp dưới được yêu cầu tham gia vào một nhóm nào đó thường tỏ ra không nhiệt tình lắm. Dù biết rằng mục tiêu của nhóm phục vụ cho toàn tổ chức và sự tham gia của nhân viên sẽ chỉ trong tạm thời, nhưng công việc của những nhà quản lý được yêu cầu đóng góp các nhân viên giỏi và các nguồn lực khác theo đề nghị của trưởng nhóm sẽ phần nào gặp phải khó khăn. Người trưởng nhóm hiệu quả phải ý thức được điều này và vận dụng các kỹ năng thương thảo để đạt được sự chấp thuận. Nhà tài trợ có thể làm việc này dễ dàng hơn bằng cách giải thích rõ ràng về tầm quan trọng và ý nghĩa của các mục tiêu mà nhóm theo đuổi, đồng thời kêu gọi các nhà quản lý nên hợp tác vì mục đích này.

Cách tốt nhất để thương lượng với người cung cấp nguồn lực là xây dựng tình huống theo cách tích cực sao cho cả hai bên đều có lợi. Cuộc thương lượng đôi bên cùng có lợi chỉ có thể diễn ra khi cả hai bên nhận thấy cơ hội để cùng đạt được lợi ích. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn hãy thương lượng theo những cách sau:

• Nhấn mạnh các mục tiêu cao hơn của tổ chức đồng thời nêu rõ thành công của nhóm sẽ đóng góp cho các mục tiêu đó như thế nào. Mục tiêu của nhóm phải quan trọng và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

• Chỉ rõ rằng phía bên kia sẽ hưởng lợi khi hỗ trợ cho sự thành công của nhóm.

Để là một người thương thảo thành công, trưởng nhóm phải thể hiện mình là người đáng tin cậy và lợi ích mà đôi bên có thể đạt được phải mang tính thiết thực.

Trưởng nhóm biết lắng nghe

Một trưởng nhóm hiệu quả phải biết lắng nghe nhiều hơn nói, ít nhất thì thời gian nghe cũng tương đương với thời gian nói. Lắng nghe là một hoạt động của giác quan nhằm thu thập các dấu hiệu từ môi trường xung quanh, bao gồm những dấu hiệu về vấn đề sắp xảy ra, sự bất bình của nhân viên, cơ hội đạt được lợi ích... Các thành viên của nhóm đến từ nhiều nguồn khác nhau, có các kỹ năng cũng như kinh nghiệm khác nhau. Các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy được động viên khi họ có một người trưởng nhóm biết lắng nghe, và khi đó họ sẵn sàng chia sẻ những gì họ biết. Điều này sẽ dẫn đến một hệ quả tất nhiên: người trưởng nhóm biết lắng nghe luôn tìm ra những giải pháp khả thi nhất được đúc kết từ kinh nghiệm và kiến thức của nhiều người.

Trưởng nhóm trong vai trò người huấn luyện

Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm cách giúp các thành viên trong nhóm trở nên xuất sắc. Trong hầu hết các trường hợp, kết quả này chỉ có thể đạt được thông qua công tác huấn luyện. Huấn luyện là một hoạt động có tính hai chiều, trong đó các bên cùng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm để tối đa hóa tiềm năng của một thành viên cụ thể trong nhóm và giúp thành viên đó hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Đây là nỗ lực chung mà người được huấn luyện phải tham gia một cách tự nguyện và tích cực. Các trưởng nhóm hiệu quả sẽ tìm thấy các cơ hội huấn luyện trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày. Việc huấn luyện của họ có thể xoay quanh các hoạt động thông thường như giúp các thành viên rèn luyện kỹ năng trình bày, lập kế hoạch làm việc, giải quyết mâu thuẫn trong nhóm, tiếp nhận nguồn lực bên ngoài, lập ngân sách, hoặc làm việc hiệu quả trong môi trường nhóm.

Các cơ hội huấn luyện trong nhóm có rất nhiều, bởi vì đôi khi kỹ năng mà các thành viên cần lại chính là những kỹ năng mà họ phải học sau khi tham gia dự án. Ví dụ, một kỹ sư được tuyển vào nhóm nhờ năng lực kỹ thuật có thể được yêu cầu chuẩn bị và trình bày một báo cáo về tiến độ công việc cho nhà tài trợ và ban lãnh đạo. Anh ta phải gấp rút học tập các kỹ năng trình bày và trưởng nhóm có thể giúp đỡ thành viên đó bằng cách huấn luyện.

Trưởng nhóm là một thành viên

Trưởng nhóm dự án cũng phải chia sẻ công việc với các thành viên khác, nhất là trong các lĩnh vực mà họ có năng lực đặc biệt. Tốt nhất là trưởng nhóm nên chịu trách nhiệm một vài công việc khó chịu và nhàm chán mà không ai muốn làm. Sự tham gia của trưởng nhóm góp phần củng cố thêm nhận thức rằng trưởng nhóm là một thành viên, chứ không phải là một vị cấp trên quen chỉ đạo.

Vậy đâu là những đặc điểm của một người có thể đảm nhiệm phần lớn hoặc tất cả những công việc vừa mô tả trên đây? Trước hết, trưởng nhóm nên có các kỹ năng lãnh đạo như khả năng định hướng cho hành động của người khác, kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng đưa thông tin và tiếp nhận phản hồi, có hiệu suất làm việc cao. Ngoài ra, trưởng nhóm phải có thái độ tích cực đối với công việc được thực hiện theo nhóm, nếu có kinh nghiệm về lĩnh vực này thì càng tốt. Một người bảo thủ chỉ muốn hành xử như một ông sếp sẽ không phải là phương án lựa chọn thích hợp cho vị trí này.

Trưởng nhóm cũng nên là người được các thành viên trong nhóm tín nhiệm, nghĩa là họ phải có những kỹ năng, kinh nghiệm và uy tín nhất định. Thiếu sự tín nhiệm đó, trưởng nhóm có thể bị các thành viên trong nhóm xem thường, nhạo báng và bất hợp tác, dẫn đến việc dự án có khả năng thất bại cao.

Nhiệm vụ của trưởng nhóm

Thường xuyên truyền đạt tiến độ và kịp thời trình bày các vấn đề nan giải với nhà quản lý dự án.

• Định kỳ đánh giá tiến độ của nhóm, quan điểm của các thành viên, và cách mỗi thành viên nhìn nhận sự đóng góp của họ.

• Đảm bảo mọi người đều có đóng góp và ý kiến của mọi người đều được lắng nghe.

• Chia sẻ công việc.

• Kiềm chế để không hành động như một vị cấp trên uy quyền.

Chọn trưởng nhóm

Nhà quản lý dự án có thể chỉ định một trưởng nhóm nếu (1) nhóm này chỉ tồn tại trong thời gian ngắn, (2) nhu cầu về nhóm chỉ là tức thời (như để đối phó với tình huống khủng hoảng), hoặc (3) có một lý do về mặt tổ chức để một người nào đó làm trưởng nhóm (như cho nhân viên trẻ có năng lực một cơ hội học hỏi và thực hành các kỹ năng lãnh đạo). Trong những trường hợp khác, nhóm có thể tự bầu chọn trưởng nhóm, hoặc các thành viên sẽ luân phiên giữ vị trí trưởng nhóm và đảm đương trách nhiệm này.

Một trưởng nhóm hay nhiều trưởng nhóm?

Thông thường, một tổ chức chỉ nên có một trưởng nhóm chính thức và duy nhất. Việc tập trung quyền lãnh đạo vào tay một người sẽ đảm bảo rằng quyền hành đó có một sức mạnh tuyệt đối. Nhóm sẽ gặp khó khăn khi tiến hành công việc nếu có hai trưởng nhóm xung khắc với nhau và các thành viên trong nhóm không biết phải tuân theo sự chỉ đạo của ai. Tuy nhiên, kinh nghiệm thực tế cho thấy không nhất thiết phải tập trung quyền lãnh đạo vào tay một người duy nhất mà chỉ cần đảm bảo có sự nhất trí giữa các trưởng nhóm về mục đích và biện pháp thực hiện.

Trên thực tế, một dự án phức tạp với ít nhất hai lĩnh vực chuyên môn khác nhau thường cần đến nhiều trưởng nhóm và hiệu quả hoạt động cũng được nâng cao nếu các trưởng nhóm này báo cáo cho một nhà quản lý dự án duy nhất. Ví dụ, nhóm lập website thương mại điện tử sẽ có một giám đốc dự án và bốn trưởng nhóm: trưởng nhóm kỹ thuật, trưởng nhóm giao diện, trưởng nhóm chiến lược website và trưởng nhóm nội dung, như những gì được trình bày ở hình 2-1. Các trưởng nhóm đều báo cáo cho nhà quản lý dự án và đều chịu trách nhiệm về một lĩnh vực riêng trong dự án. Trong phạm vi trách nhiệm của mình, trưởng nhóm có quyền ra quyết định và phân bổ nguồn lực. Chỉ khi những quyết định của họ ảnh hưởng đến các nhóm khác, đến kế hoạch dự án, ngân sách hay lịch trình, họ mới cần sự chấp thuận của nhà quản lý dự án hoặc cấp có thẩm quyền cao hơn.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Theo vietbao.vn

Cách đẩy nhanh tốc độ của các dự án IT - NgocThuyGroup.com

Tweet

NgocThuyGroup.com - Để huy động vốn đầu tư vào các dự án được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin (IT), bạn cần điều phối được quy trình quản lý nhu cầu nhằm chứng minh sự hợp lý khi đòi hỏi mức đầu tư đáng kể dành cho mảng IT phục vụ dự án.

Chính bởi vai trò không thể tách rời của IT với mọi mảng hoạt động của doanh nghiệp nên chúng ta có thể ứng dụng công nghệ này vào vô vàn mục đích sử dụng khác nhau. Ảnh: networkingwave.com

Không may, quy trình này nhiêu khê như chính tên gọi của nó. Tuy nhiên, mặc dù quy trình này nhiêu khê là thế nhưng chúng ta nhất quyết phải thực hiện kỳ được để đáp ứng nhu cầu tưởng chừng chưa bao giờ được thoả mãn về các hỗ trợ từ IT trong kinh doanh. Hơn thế, kết quả từ bản khảo sát vẫn còn dang dở của tôi đã đưa ra các luận cứ thuyết phục cho quyết tâm này. Theo đó:

- Trên 50% doanh nghiệp và các lãnh đạo trong lĩnh vực IT đồng ý rằng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhiều lúc đưa ra các yêu cầu thiếu chín chắn và vô căn cứ về hoạt động của doanh nghiệp.

- Gần 60% lãnh đạo doanh nghiệp thừa nhận rằng, có lúc, họ quá độc đoán khi đòi hỏi mọi thứ phải có ngay lập tức mà không màng tới hiệu quả đầu tư.

- Gần 35% nhà lãnh đạo thừa nhận nhiều khi họ đầu tư cho mảng IT chỉ vì thú vui nhất thời.

Chính bởi vai trò không thể tách rời của IT với mọi mảng hoạt động của doanh nghiệp nên chúng ta có thể ứng dụng công nghệ này vào vô vàn mục đích sử dụng khác nhau; nhiều nhà lãnh đạo đã xung đột với nhau chỉ với mong muốn nắm được quyền sử dụng nguồn tài nguyên IT hữu hạn.

Quản lý nhu cầu là quy trình kiểm soát việc phân bổ nguồn tài nguyên có hạn này sao cho toàn bộ doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ nó. Một khi được thực hiện hoàn chỉnh, quy trình quản lý nhu cầu này sẽ trang bị cho các nhà lãnh đạo vô khối thông tin cùng khả năng hiểu tường tận về chi phí cho IT, đánh giá giá trị của các khoản đầu tư tiềm năng cũng như chuyển đổi các khoản đầu tư thuần tuý cho IT thành kết quả kinh doanh toàn diện.

Quy trình quản lý nhu cầu bao gồm 6 thành tố:

- Hoạch định chiến lược: giúp chúng ta hình dung ra thứ tự ưu tiên dành cho tất cả các khoản đầu tư kể cả năng lực sử dụng IT nếu cần thiết. Thành tố này giúp chúng ta biết được cần phải đầu tư bao nhiêu cho mảng IT, việc đầu tư sẽ đem lại lợi ích gì, và một dự án được thực hiện trên nền tảng IT sẽ được quản lý ra sao để thúc đẩy và bảo toàn các lợi ích của một doanh nghiệp cụ thể trong khi vẫn khuyến khích sức sáng tạo trong từng bộ phận tại đó.

- Quản lý hạng mục đầu tư: lượng hoá chiến lược thành những con số về mức đầu tư cho mỗi một loại hình trong tổng số ba loại hình dự án đầu tư thực hiện trên nền tảng IT (ví dụ: có dự án thiên về mặt chiến lược, có dự án nhằm mục đích thúc đẩy tốc độ phát triển, trong khi có dự án hướng tới việc giữ vững định hướng) và trong quá trình phát triển, thành tố này được dùng để định hướng các quyết định và hỗ trợ quá trình duyệt chéo dự án tại tổ chức đó.

- Quyền đưa ra quyết định: được phân bổ nhằm đảm bảo các quyết định liên quan tới IT sẽ nhất quán theo nguyên tắc: các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải có đủ thẩm quyền quyết định đầu tư cho lĩnh vực nào là cần thiết còn các lãnh đạo chuyên về IT sẽ có quyền quyết định cách thức đầu tư như thế nào là phù hợp.

- Hoạch định về mặt tài chính: xác định lượng vốn đầu tư thực tế để thực hiện dự án và phân bổ nguồn vốn trong ngân sách cho phù hợp với kế hoạch chiến lược, các mục tiêu đầu tư trên từng hạng mục và quyền đưa ra quyết định.

- Trình tự ưu tiên và quyết định cấp vốn: phát sinh trong quá trình thực hiện ở mọi bộ phận của doanh nghiệp. Trình tự này phải tuân thủ quyền đưa ra quyết định và các tiêu chí đã đề ra trong quá trình hoạch định chiến lược, quản lý danh mục đầu tư và hoạch định về mặt tài chính.

- Quản lý giá trị: thúc đẩy tình thân trách nhiệm đối với việc hiện thực hoá các giá trị hữu hình của doanh nghiệp thông qua quá trình duyệt dự án, xác định các cam kết và giám sát kết quả.

Kết quả chỉ 5 – 10% doanh nghiệp ràng buộc các nhà lãnh đạo của mình phải chịu trách nhiệm về giá trị doanh nghiệp sẽ thu về từ các dự án IT. Hãy coi phát hiện này như một cơ hội lớn dành cho bạn bởi nếu bạn sẵn sàng cam kết đem lại các kết quả có thể định lượng thì các đề xuất của bạn sẽ trở nên thuyết phục hơn trong mắt người khác.

Đúng là quy trình quản lý nhu cầu sẽ trở nên khó kiểm soát nếu bạn không nắm được quy luật vận hành nó. Hãy xem những gợi ý dưới đây như những chỉ dẫn nho nhỏ giúp bạn chế ngự được nó:

- Kết nối quy trình này với các chiến lược của doanh nghiệp và xác định rõ ràng các kết quả mình muốn đạt được.

- Chỉ ra giá trị có được từ các sáng kiến mình đã đề xuất ngay từ đầu và thường xuyên điều chỉnh các khoản chi phí và nguồn lực dùng một lần cũng như trong suốt quá trình thực hiện.

- Nhấn mạnh: dự án của bạn sẽ tăng cường sợi dây hợp tác nội bộ và kết nối các quy trình, thông tin và công nghệ cốt yếu ra sao.

- Chỉ định những nhân viên có năng lực hơn cả để thực hiện dự án.

- Diễn giải các đề xuất của bạn sẽ có tác dụng như thế nào trong việc nâng tầm các công nghệ hiện tại, cải thiện kết quả vận hành hệ thống, giảm thiểu chi phí vận hành và rủi ro.

Trong quá trình thực hiện, hãy luôn ghi nhớ: mục đích trên hết của bạn là phải chứng minh được với mọi người rằng bạn chắc chắn sẽ thực hiện dự án trên nền tảng IT này với tinh thần trách nhiệm cao. Điều đó sẽ tạo ra nét khác biệt trong lời nói và hành động của bạn so với đám đông; nhờ thế bạn sẽ nắm được lợi thế để đi tắt đón đầu qua mọi quy trình xét duyệt dự án.

- Bài viết của Susan Cramm trên Harvard Business Publishing -

(Theo Harvard Business Review/Tuần Việt Nam/nguoilanhdao)

7 kỹ năng cần có của người quản lý dự án - NgocThuyGroup.com

Tweet

NgocThuyGroup.com - Các nhà quản trị ngày nay đánh giá kỹ năng giao tiếp, sự trung thực, liêm chính của cấp dưới ngang bằng nhau và ở vị trí cao nhất trong những năng lực mà họ mong đợi ở nhân viên. Kế tiếp đó mới là sự năng động, sáng tạo, làm việc siêng năng và khả năng làm việc theo nhóm.

Sở dĩ những tính chất, kỹ năng nêu trên được đánh giá cao như vậy vì nó liên quan chặt chẽ đến công tác quản lý dự án - một loại hàng công việc rất quan trọng mà các doanh nghiệp thường phải thực hiện.

Dưới đây là những cách giúp bạn đạt hiệu quả trong công việc quản lý dự án.

1. Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc.

Khi thành thạo các kỹ năng quản lý dự án, nhân viên thực hiện công việc nhanh hơn, nhất là việc lưu trữ kết quả công việc dưới dạng văn bản. Do đó, nên luyện để nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc dưới dạng biểu đồ là rất quan trọng.

 2. Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc.

Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất. Mỗi khi thực hiện xong một công việc gì, bạn hãy ghi lại những gì đã làm được, rút ra bài học kinh nhiệm thì đó là những tài liệu vô giá của bạn sau này.

3. Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp.

Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế nào. Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thông tin.

4. Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm.

Bạn có làm việc ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không? Khi một người trong nhóm chất vấn bạn, hãy cố gắng lý giải vấn đề một cách trực tiếp và thật khách quan.

5. Luôn đảm bảo tiến độ công việc.

Không đảm bảo đúng tiến độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con đường ngắn nhất giết chết sự nghiệp của bạn. Các kỹ năng quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng.

6. Bình tĩnh để kiểm soát tình hình.

Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin về dự án. Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án đề phòng bất trắc. Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình.

7. Thích ứng với những thay đổi.

Đừng khó chịu trước những thay đổi bất thường của dự án. Một người quản lý dự án giỏi luôn phải thích ứng với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó.

Nguồn : saga.vn

6 bước để quản lý thời gian hiệu quả

Tweet

(Ngọc Thúy Group) - Quản lý thời gian ngày nay được xem là một kỹ năng quan trọng mà người đi làm cần có. Bạn có biết cách quản lý thời gian hiệu quả?

Dưới đây là 6 bước giúp bạn luôn làm chủ được thời gian của mình:

1. Hãy lên kế hoạch và ước tính mỗi việc mình làm tốn khoảng bao nhiêu thời gian. Hãy liệt kê ra và đánh giá mức độ quan trọng của từng việc theo thứ tự.

2. Chuẩn bị một danh mục khoảng 20 việc bạn cần làm trong ngày theo thứ tự ưu tiên cái nào quan trọng hơn làm trước. Và khi tiến hành thì tập trung vào việc đang làm, mỗi khi hoàn thành hãy xóa ngay việc đó khỏi danh sách.

3. Đảm bảo những việc mà bạn liệt kê đều cần thiết. Nên tự hỏi có việc nào bạn cảm thấy không thực sự cấp bách không? Nếu có hãy loại nó ra khỏi danh sách ngay, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian.

4. Những công việc bạn cần làm có được sắp xếp theo hệ thống, hợp lý và khoa học không?

5. Bạn có thể nhờ ai làm giúp mình việc gì không?

6. Lên kế hoạch dự phòng nếu kế hoạch ban đầu của bạn có sự thay đổi để không lãng phí thời gian vô ích.

Tóm lại:

Trước khi hành động hãy tự hỏi:

- Hỏi chính bạn xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó. Nếu bạn có thể tồn tại với những hậu quả đó, thì đừng làm nó. Một thực tế bạn cần hiểu đó là bạn có thể tồn tại với những hậu quả nhiều hơn những cái hiện tại bạn đang nghĩ. Thực sự có rất ít thứ bạn nhất thiết phải làm trong cuộc sống.

- Nếu có một điều gì đó thực sự cần xảy ra thì câu hỏi thứ hai là “Ai có thể thay thế tôi làm việc đó?” Và những câu hỏi đi liền với nó là “Người này có thể tin tưởng được không?”, “Có cần thiết để có một cuộn băng ghi lại chính xác hiệu quả công việc hay để kiểm tra công việc của anh ta không?”

- Nếu không ai có thể thực hiện nhiện vụ đó, thì câu hỏi tiếp theo là “Cách tốt nhất để tôi có thê làm là gì?”, “Nó phải chính xác như thế nào để gọi là đủ?” và câu hỏi quan trọng nhất là “Làm thế nào tôi có thể điều khiển được sự kì vọng của những người khác?”, “Làm thế nào tôi có thể được công nhận như mình vừa hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ?”

Có rất nhiều sức mạnh trong những câu hỏi này. Hãy đặt ra những câu hỏi như vậy khi làm mọi việc cho đến khi việc áp dụng nó trở thành môt thói quen.

Việc này có quan trọng không?

Có cần làm ngay không?

Có cần đích thân mình phải làm làm không?

Nguồn: Sức Trẻ Việt Nam

Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

Tweet

(Ngọc Thúy Group) - “Thời gian là vàng bạc” một khái niệm đã trở lên quen thuộc với tất cả mọi người. Sức ép từ cuộc sống, công việc, trách nhiệm với gia đình, dung hòa các mối quan hệ trong một quỹ thời gian không thay đổi đang làm cho bao người “thực sự khốn khổ” với thời gian biểu của mình. “ước gì mỗi ngày có 48h”, “giá như mình có thêm thời gian”, “biết thế mình nên làm công việc này trước”… đang trở thành những câu cửa miệng của nhiều người. Vậy đâu sẽ là bí quyết để bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả? Những gợi ý sau đây từ khóa học trực tuyến Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả của VietnamLearning sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Xác định những mục tiêu quan trọng của bạn: Nhiều người bị “ngập đầu” trong công việc bởi họ không thể xác định được những mục tiêu quan trọng nhất mà mình cần thực hiện. Bạn hãy liệt kê ra tất cả các công việc mà bạn cần phải thực hiện, phân loại chúng và cố gắng loại bỏ những thứ không thuộc mục tiêu hay trách nhiệm của bạn. Học nói không với những công việc không cần thiết là điều bạn cần phải làm.

Phân tích phương pháp phân bổ thời gian: Mỗi người đều có cách thức phân bổ, giải quyết công việc hay cách tổ chức công việc của riêng mình. Khi công việc của bạn trở lên chồng chất nghĩa là khả năng tổ chức công việc của bạn đang gặp vấn đề. Hãy xem xét lại tính chất các công việc bạn đang làm, thử sáng tạo ra một cách thức giải quyết công việc nhanh hơn được không? Nếu bạn là nhà quản lý, hãy mạnh dạn giao quyền cho người khác để bạn có thêm thời gian làm những công việc quan trọng hơn. Hãy trang bị cho mình những kỹ năng truyền tải như thuyết trình, giao tiếp để tiết kiệm thời gian bạn lãng phí khi giải đáp kế hoạch với nhân viên.

Lựa chọn công cụ quản lý thời gian: Chắc hẳn bạn đã từng được nghe đến quá nhiều các công cụ quản lý thời gian hay tổ chức công việc. Tuy nhiên không phải công cụ nào cũng phù hợp với bạn. Bạn cần căn cứ vào tính chất công việc, đặc tính sử dụng thời gian và giải quyết công việc của mình để có sự lựa chọn phù hợp. Nếu bạn là người làm việc không theo kế hoạch thì công cụ Sơ đờ tư duy sẽ là một sự lựa chọn phù hợp với bạn.

Xây dựng kế hoạch thực hiện: Nhiều người chắc hẳn sẽ luôn gặp vấn đề kế hoạch lập ra nhưng để đó và ít khi được thực hiện thành công. Những lúc như vậy bạn có hỏi mình tại sao lại vậy không? Nguyên nhân ở đây có thể từ chính khâu lập kế hoạch của bạn. Hãy đề ra các mục tiêu cụ thể cho công việc, xác định các thứ tự ưu tiên, tự thưởng cho mình mỗi khi bạn thành công và hãy nhớ nguyên tắc 80/20 trong lập kế hoạch quản lý thời gian của bạn. Hãy nghiêm khắc với bản thân mình từ những lần thử đầu tiên, hãy tin bản thân bạn sẽ thành công hơn, hạnh phúc hơn khi sử dụng thời gian hợp lý.

Biết tách mình ra khỏi vấn đề: “Tâm không ở trong thân”, “trạng thái căng thẳng”, “Ở cơ quan thì lo việc ở nhà và ngược lại”… là những thứ ngốn phần lớn thời gian của bạn. Bạn hãy học cách tách mình ra khỏi vấn đề, hãy luôn để bạn ở trạng thái tập trung nhất bằng cách làm việc theo kế hoạch. Khi bước ra khỏi văn phòng bạn cũng cần để mình quay trở về với cuộc sống bình thường.

Nguồn: vietnamlearning.vn

Làm Chủ Thời Gian Của Bạn - NgocThuyGroup.com

Tweet

(Ngọc Thúy Group) – Người ta thường nói “thời gian là vàng là bạc”. Không biết là các bạn đã cảm nhận được câu nói đó? Và biết cách vận dụng thời gian của mình như thế nào?

Có rất nhiều người luôn than phiền rằng: Họ không có thời gian để kiếm tiền, không có thời gian để tập trung cho việc học, không có thời gian để làm những việc mà họ muốn hay thậm chí là không có thời gian để có 1 bữa ăn đúng cách. Họ cảm thấy mình luôn bận rộn và thời gian đối với họ như tan biến mất. Vây họ đã dành thời gian đó để làm gì? Họ miệt mài với những trò giải trí trên mạng, lang thang trên đường phố hay 1 quán cà phê vĩa hè. Họ thích shopping và chạy theo thời trang, dành quá nhiều thời gian vào việc bạn bè, trai gái. Tất cả những thứ đó đã chiếm hết thời gian của họ. Và họ không nghĩ là những thứ đó không cần thiết và cố gắng bào chữa cho những việc làm của mình. Đó là tất cả lý do vì sao bạn luôn cảm thấy mình bận rộn mặc dù mình chẳng làm được gì. Bạn hãy thay đổi những thói quen đó và cố gắng chủ động với thời gian của mình, biết cách nắm bắt và sắp xếp thời gian hợp lý, phân định thời gian rõ ràng: Một tuần có 168 giờ, trừ đi 42 giờ ngủ, 7 giờ cá nhân, 60 giờ làm việc trong tuần, vậy bạn sẽ còn 40-50 giờ dành cho việc khác. Dưới đây là 1 số cách giúp bạn có thể chủ động với thời gian của mình.

• Thời gian không chỉ được ví như tiền bạc, mà nó còn còn có giá trị và ý nghĩa rất lớn trong cuộc sống của bạn. Thay vì thời gian bạn miệt mài với những trò tiêu khiển vô bổ hay dán mắt lên tivi bạn sẽ làm được khối việc quan trọng, hay nghiên cứu tìm tòi 1 điều gì đó. Nếu bạn không biết tận dụng thời gian vào những việc có ích thì quả là bất lợi cho bạn. Thậm chí bạn sẽ trở nên dư thừa và vô dụng trong xã hội.
• Quản lý thời gian của bạn, bạn cần phải có 1 cuốn sách để ghi vào đó những việc mình phải làm hằng ngày. Mỗi ngày bạn hãy lập kế hoạch cho mình và quan trọng là phải thực hiện nó. Cho dù là việc lái xe, nấu ăn hay 1 trò giải trí gì đó cũng cần được định giờ cụ thể. Tổ chức mọi khía cạnh quanh cuộc sống của bạn. Khi bạn làm được điều này bạn sẽ thấy 1 điều kỳ diệu, là tổng thời gian bạn tiết kiệm được là 10h hoặc hơn thế nữa.
• Bạn hãy thực hiện những đề xuất trên theo đúng qui định giờ giấc mà mình lập ra. Hãy xem lại thời gian, lịch trình của bạn ngay bây giờ, nếu bạn thấy điều gì không ổn hay bạn đã dành quá nhiều thời gian vào việc chơi game.
• Điều quan trọng nhất là bạn phải chiến thắng bản thân, nếu bạn lập ra thời gian cho mình mà bạn hoàn toàn không thực hiện được những gì mình đã đề ra, thì mọi việc chỉ là vô ích. Con người thường bị cám dỗ bởi nhiều thứ. Nhưng thứ mà không ai không mắc phải, đó là ăn ngủ, chơi bời, tình ái. Không ai có quyền ngăn cản bạn làm điều đó nhưng bạn nên biết quy định thời gian cho mình. Bạn đừng nên tạo cho mình nhàn rỗi, vì như thế sẽ tập cho bạn thói quen lười nhát và giêt chết thời gian.

Nguồn: ChamPhay.com